Fiscal, nota e contabilidade
Substituição tributária (ICMS-ST) nos produtos do mercado autônomo
A nota do distribuidor de bebidas chega com um valor de imposto que não aparece na nota do arroz. É o ICMS-ST, e entender de onde ele vem muda a forma de calcular o custo, o preço e o imposto da loja.
Resposta rápida: Na substituição tributária do ICMS (ICMS-ST), o imposto que seria devido pelas próximas etapas da venda é cobrado antecipadamente de um contribuinte anterior da cadeia, normalmente o fabricante, o importador ou o distribuidor. Para o mercado autônomo, isso significa que o ICMS de produtos como bebidas, sorvetes, higiene e limpeza costuma vir já pago na nota de compra, somado ao valor da mercadoria. Esse valor é custo e precisa entrar no preço. Na venda, o produto sai como mercadoria com ICMS já recolhido, e no Simples Nacional a receita dele deve ser separada para não pagar o ICMS de novo.
A substituição tributária é um jeito de o estado cobrar o ICMS de uma vez, no começo da cadeia, em vez de cobrar um pouco em cada etapa. A Lei Complementar 87/1996, a Lei Kandir, permite que a lei estadual atribua a um contribuinte a responsabilidade pelo imposto das operações seguintes. Quem paga é o substituto; quem tem o imposto pago por ele é o substituído. No varejo, o mercado costuma estar na ponta substituída.
Para o estado, o modelo concentra a fiscalização em poucos fabricantes e distribuidores, em vez de milhares de pontos de venda. Para o dono do mercado autônomo, o efeito prático aparece em três lugares: na nota de compra, no custo e no imposto da venda.
Quais produtos costumam ter ICMS-ST
O Convênio ICMS 142/2018 organiza os bens que podem estar sujeitos à ST em segmentos, cada um com seu código CEST. Entre eles estão vários que fazem parte do mix de qualquer loja autônoma:
- bebidas alcoólicas, exceto cerveja e chope;
- cervejas, chopes, refrigerantes, águas e outras bebidas;
- sorvetes e preparados para sorvete;
- produtos de perfumaria, higiene pessoal e cosméticos;
- produtos alimentícios;
- materiais de limpeza;
- cigarros e outros produtos derivados do fumo.
Estar no convênio não quer dizer que o produto tem ST no seu estado. Cada estado define a própria lista para as operações internas e participa ou não de acordos com outros estados. É comum o mesmo item ter ST em um estado e não em outro, e as listas mudam com o tempo. Quem decide o enquadramento de cada produto da sua loja é o contador, olhando a legislação do seu estado.
Como o ICMS-ST aparece na nota de compra
Quando o fornecedor é o substituto, a NF-e de venda para a loja traz, além do ICMS próprio dele, campos específicos com a base de cálculo da ST e o valor do ICMS retido. Esse valor é somado ao total da nota: a loja paga ao fornecedor o produto e o imposto antecipado. Quando o produto chega de um fornecedor que já recebeu a mercadoria com ST, a nota indica que o imposto foi retido anteriormente.
Na entrada da mercadoria, o sistema lê esses campos do XML. É por isso que a entrada pelo XML é tão útil: o valor do ICMS-ST não se perde na digitação. Veja entrada de mercadoria pelo XML da nota de compra.
Quer o custo de cada produto calculado a partir da nota de compra?
No MercadoLand, os XML das notas de compra são importados automaticamente e a mercadoria entra no estoque. Cada venda no totem baixa o estoque e emite a NFC-e.
ICMS-ST é custo: a conta do preço
Para quem compra, o ICMS-ST pago na nota é parte do custo da mercadoria. Se ele ficar de fora, a margem parece maior do que é, e a loja vende abaixo do que deveria. Veja um exemplo hipotético, com números redondos, para você trocar pelos da sua nota:
| Item da conta | Produto sem ST | Produto com ST |
|---|---|---|
| Valor da mercadoria na nota | R$ 100,00 | R$ 100,00 |
| ICMS-ST retido pelo fornecedor (hipotético) | — | R$ 15,00 |
| Custo real da compra | R$ 100,00 | R$ 115,00 |
| Imposto na venda | DAS completo sobre a receita | DAS sem a parcela do ICMS, se a receita for segregada |
O produto com ST custa mais na compra e paga menos no DAS da venda. Os dois lados precisam entrar na formação de preço. Se só um deles entrar, o preço sai errado. O método completo está em como definir o preço e a margem no mercado autônomo.
Como o produto com ST sai na NFC-e
Na venda ao consumidor, a nota precisa dizer que o ICMS daquele item já foi recolhido antes. Isso aparece nos códigos do item: o CFOP de venda de mercadoria sujeita à substituição tributária (em geral 5.405, na venda dentro do estado) e o código de situação tributária correspondente (no Simples Nacional, o CSOSN que indica ICMS cobrado anteriormente por ST). Esses códigos vêm do cadastro do produto, e não de uma escolha na hora da venda.
Numa loja autônoma, isso é decisivo. Ninguém no caixa vai corrigir o código. Se o cadastro estiver errado, a nota sai como tributação normal e, no Simples, o contador pode acabar sem a informação de que aquela receita devia ser segregada. O cadastro está explicado em NCM, CEST e cadastro fiscal dos produtos.
Simples Nacional: segregar para não pagar duas vezes
A Lei Complementar 123/2006 (art. 18, § 4º-A, I) manda o optante do Simples informar separadamente a receita de operações em que o ICMS já foi recolhido por substituição tributária. Com essa separação, o DAS não cobra de novo a parcela de ICMS sobre essa receita. Sem ela, a loja paga o ICMS duas vezes: uma embutida no preço do fornecedor e outra no DAS. Mais detalhes em Simples Nacional para mercado autônomo.
Erros comuns com ST no mercado autônomo
- Calcular o preço sobre o valor do produto, sem a ST. A margem parece boa no papel e some no caixa. É o erro mais frequente em bebidas.
- Cadastrar o produto com ST como tributação normal. A NFC-e sai com o código errado em todas as vendas, e a segregação no Simples fica comprometida.
- Assumir que o produto tem ST porque tinha em outro estado. A lista é estadual. Quem abre loja em outro estado precisa refazer a análise.
- Comprar de fornecedor que não destaca a ST quando deveria. Dependendo da regra do estado, a responsabilidade pelo imposto pode recair sobre quem comprou. Na dúvida, o contador confere a nota.
- Esquecer a revisão. Estados incluem e retiram produtos da ST. Um cadastro correto hoje pode ficar desatualizado no ano que vem.
Todos esses erros têm a mesma origem: tratar a ST como detalhe de nota, e não como parte do custo e do cadastro. Quando ela entra nesses dois lugares, o resto se acerta.
Checklist do ICMS-ST na loja autônoma
- O contador confirmou quais produtos do seu mix têm ST no seu estado.
- Esses produtos estão cadastrados com NCM, CEST, CFOP e CSOSN ou CST coerentes com a ST.
- O ICMS-ST pago na compra entra no custo do produto na entrada da nota.
- O preço de venda considera o custo com ST e o DAS menor sobre essa receita.
- A receita dos produtos com ST é segregada na apuração do Simples.
- Há uma revisão periódica, porque as listas de ST dos estados mudam.
E com a reforma tributária?
O ICMS continua existindo até o fim da transição. Pelo cronograma da Emenda Constitucional 132/2023, as alíquotas de ICMS e ISS caem para 90%, 80%, 70% e 60% entre 2029 e 2032, e os dois impostos são extintos em 2033, quando IBS e CBS passam a valer integralmente. Até lá, o ICMS-ST continua presente nas notas de compra. Como as regras do IBS e da CBS são outras, vale acompanhar com o contador como cada produto será tratado no novo modelo. O calendário está em reforma tributária e o mercado autônomo.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
Quem decide quais produtos têm substituição tributária?
Cada estado, dentro das regras nacionais. O Convênio ICMS 142/2018 organiza os segmentos e as mercadorias que podem estar no regime, com o código CEST, e os estados definem, por legislação própria, convênios e protocolos, quais itens estão sujeitos à ST nas operações internas e interestaduais. Por isso o mesmo produto pode ter ST num estado e não ter em outro.
Se o ICMS já foi pago antes, o mercado autônomo não paga nada de ICMS sobre esses produtos?
Em regra, na venda ao consumidor, a loja não recolhe de novo o ICMS que já foi retido na cadeia. No Simples Nacional, isso acontece quando a receita desses produtos é informada separadamente no PGDAS-D, e o DAS deixa de cobrar a parcela de ICMS sobre ela. Os demais tributos do DAS continuam incidindo. Há situações de complemento ou restituição previstas por alguns estados; confirme com o contador.
A substituição tributária vai acabar com a reforma tributária?
O ICMS, e com ele a substituição tributária do ICMS, continua existindo durante a transição. As alíquotas do ICMS começam a cair em 2029 e o imposto é extinto em 2033, quando IBS e CBS passam a valer integralmente. Até lá, o ICMS-ST segue nas notas de compra de quem vende os produtos sujeitos ao regime no seu estado.