Fiscal, nota e contabilidade
Integração com a contabilidade: o que o contador precisa receber
Todo começo de mês, o contador pede as notas, os extratos e o relatório de vendas. Se a loja autônoma junta isso à mão, o fechamento atrasa, o imposto pode sair errado e o dono perde uma tarde que não tinha.
Resposta rápida: O contador do mercado autônomo precisa receber, todo mês, quatro grupos de informação: os XMLs das NFC-e de venda (incluindo as canceladas), os XMLs das notas de compra, o movimento financeiro (recebimentos por Pix e cartão, contas pagas, extratos) e os relatórios de vendas e de estoque. O ideal é que esses dados cheguem ao sistema do contador por integração, sem envio manual. O sistema da loja entrega os dados; a apuração dos impostos e as declarações continuam sendo do contador.
Uma loja autônoma gera muita informação fiscal sem ninguém perceber: cada compra no totem é uma NFC-e, cada entrega do fornecedor é uma NF-e de entrada, cada Pix e cada cartão é um recebimento. No fim do mês, tudo isso precisa chegar ao contador de forma completa e coerente. Quando chega aos pedaços, o fechamento vira retrabalho, e o risco de imposto errado aumenta.
Este artigo mostra o que o contador precisa receber, como organizar a rotina mensal e onde a tecnologia ajuda, sem confundir o papel do sistema com o papel do contador.
Quem faz o quê
Antes da lista, vale deixar claro a divisão de responsabilidades. Ela evita expectativa errada dos dois lados:
| Responsável | O que cabe a ele |
|---|---|
| Dono da loja | Comprar com nota no CNPJ, manter o cadastro de produtos e preços, registrar perdas e ajustes, pagar as contas e responder às dúvidas do contador |
| Sistema da loja | Emitir a NFC-e em cada venda, importar as notas de compra, controlar o estoque, registrar recebimentos e contas a pagar e entregar os dados ao contador |
| Contador | Definir regime e enquadramento, validar o cadastro fiscal, apurar os tributos, gerar as guias, entregar as declarações e fazer a contabilidade |
No MercadoLand, a parte do sistema está coberta: a NFC-e sai automaticamente em todas as vendas, a mercadoria entra pela importação automática dos XML das notas de compra, o financeiro registra contas a pagar e recebimentos por forma de pagamento, e há integração com os sistemas contábeis, como mostra a área fiscal da gestão. A contabilidade e a apuração continuam com o seu contador.
O que o contador precisa receber todo mês
1. Notas de venda (saída)
Os XMLs de todas as NFC-e do mês, autorizadas e canceladas, com os eventos de cancelamento. São eles que mostram a receita, produto a produto, e permitem separar as vendas com substituição tributária ou tributação monofásica, o que reduz o imposto no Simples Nacional. Veja Simples Nacional para mercado autônomo.
2. Notas de compra (entrada)
Os XMLs das NF-e dos fornecedores. Eles comprovam o custo da mercadoria, mostram o ICMS-ST pago na compra e, com a reforma tributária, sustentam o crédito de IBS e CBS, que depende de documento fiscal eletrônico idôneo. Compras feitas no CPF do dono não servem como entrada da empresa. Mais em entrada de mercadoria pelo XML.
3. Movimento financeiro
Recebimentos do totem separados por forma de pagamento (Pix, crédito, débito), extratos bancários, repasses das adquirentes de cartão com as taxas descontadas e as contas pagas no mês (fornecedores, aluguel, energia, tecnologia, salários, se houver). É aqui que o contador confere se o dinheiro que entrou bate com as notas emitidas. Veja contas a pagar e fluxo de caixa.
4. Relatórios e estoque
Relatório de vendas do período, perdas registradas (vencidos, avariados, diferenças de inventário) e, nas datas combinadas, a contagem do estoque. A DRE gerencial da loja não substitui a contabilidade, mas ajuda o contador a entender o negócio e a encontrar inconsistências. Veja DRE para mercado autônomo.
Quer chegar ao fechamento do mês com tudo pronto?
O MercadoLand emite a NFC-e em cada venda, importa os XML das notas de compra, organiza o financeiro e se integra aos sistemas contábeis. O contador recebe os dados sem digitação.
A rotina mensal em cinco passos
- Na primeira semana do mês, confira se todas as notas de compra do mês anterior entraram no sistema. Nota que ficou no e-mail é custo que falta.
- Registre as perdas do mês (vencidos, quebras, ajustes de inventário) com o motivo. Perda não registrada vira diferença sem explicação.
- Feche o financeiro: recebimentos conciliados com os repasses e contas pagas lançadas.
- Libere os dados ao contador pela integração ou no formato combinado, numa data fixa, com folga antes dos vencimentos. O DAS do Simples vence no dia 20 do mês seguinte.
- Responda às dúvidas do contador na mesma semana. Uma pergunta sem resposta pode atrasar a guia.
Dica: combine com o contador uma lista curta de "sinais de alerta" para ele avisar você: notas de compra sem entrada, produto vendido com tributação diferente da nota de compra, recebimentos que não batem com as vendas. Esses avisos costumam revelar erro de cadastro antes que ele vire imposto errado por meses.
Erros que geram retrabalho no fechamento
- Comprar mercadoria no CPF ou sem nota e depois tentar "colocar na empresa".
- Cadastrar produto com NCM ou tributação copiados de outro item parecido.
- Misturar contas pessoais e da empresa na mesma conta bancária.
- Deixar perdas e ajustes de estoque sem registro.
- Mudar preço ou produto sem atualizar o cadastro da gestão, que é o que o totem usa.
- Abrir uma loja nova sem avisar o contador, que precisa preparar a filial no fisco.
- Deixar o certificado digital vencer, o que trava a emissão das notas e cria um buraco no faturamento do mês.
A primeira conversa com o contador
A integração funciona melhor quando é combinada antes da inauguração, e não no primeiro fechamento. Leve para essa conversa o modelo da loja (sem atendente, venda só no totem, pagamento por Pix e cartão), o mix previsto e o plano de abrir outras unidades. Pergunte ao contador:
- qual sistema contábil ele usa e como prefere receber os XMLs e o financeiro;
- quem vai validar o cadastro fiscal dos produtos antes da primeira venda;
- qual a data limite, todo mês, para os dados estarem disponíveis;
- como tratar perdas, vencidos e ajustes de inventário no registro contábil;
- quais mudanças da reforma tributária ele já prevê para a sua empresa em 2027.
Essa última pergunta é importante. Com a reforma, o IBS e a CBS passam a aparecer nas notas dos optantes do Simples Nacional a partir de 01/01/2027, e o cadastro de produtos ganha campos novos. Quanto mais organizados estiverem os XMLs e o cadastro, mais simples será a transição. O calendário está em reforma tributária e o mercado autônomo.
Várias lojas, um só fechamento
Quando a rede cresce, cada loja costuma ser um estabelecimento separado no fisco, com notas próprias. O contador precisa enxergar cada unidade e a empresa inteira. Na gestão do MercadoLand, as lojas ficam na mesma plataforma, cada uma separada ou todas somadas, com um único acesso. Isso facilita conferir se uma unidade destoa das outras, um tema tratado em como comparar o desempenho das lojas da rede.
Quanto tempo guardar os documentos
Os XMLs de venda e de compra devem ser guardados pelo prazo da legislação tributária. Pela regra geral do Código Tributário Nacional (art. 173), o fisco tem cinco anos, contados do primeiro dia do exercício seguinte, para lançar o tributo. O art. 195 do mesmo código manda conservar os livros e os documentos que os sustentam até a prescrição dos créditos tributários, e por isso a guarda mínima costuma seguir esse prazo. Situações como fiscalização em andamento ou parcelamento podem estender o período. Guarde também os eventos de cancelamento e os relatórios de inventário, e confirme a política de guarda com o contador.
Quanto mais a rotina mensal estiver automatizada, menos o fechamento depende da memória do dono da loja. E mais tempo sobra para olhar os números que importam: margem, perdas e giro.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
Mandar o PDF das notas para o contador resolve?
Não é o ideal. O documento fiscal é o XML; o PDF ou o DANFE é só a representação. O sistema contábil importa o XML e lê valores, impostos e códigos de cada item. Com PDF, alguém precisa digitar, o que leva tempo e abre espaço para erro. Prefira sempre o XML ou uma integração direta.
Por quanto tempo preciso guardar as notas da loja?
Pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de pelo menos cinco anos contados do primeiro dia do ano seguinte ao da emissão, pela regra do Código Tributário Nacional. Se houver fiscalização, processo ou parcelamento envolvendo a operação, o prazo se estende. Guarde também os eventos, como cancelamentos, e confirme a política de guarda com o contador.
O contador precisa do inventário do estoque?
Precisa, pelo menos uma vez por ano, e é útil ter com mais frequência. O estoque no fim do período entra no cálculo do custo das mercadorias vendidas e no balanço. Para a gestão, contagens periódicas mostram as perdas. Combine com o contador a data e o formato da contagem anual e use as contagens intermediárias para acompanhar a loja.
O sistema da loja pode gerar a guia de impostos?
A apuração e a geração das guias são feitas pelo contador, com os dados que a loja entrega. No MercadoLand, as vendas, as notas de compra e o financeiro ficam organizados e há integração com os sistemas contábeis, mas o sistema não faz a contabilidade, não apura impostos e não substitui o profissional.