Totem, pagamento, app e porta
Cadastro de produtos e código de barras no autoatendimento
No autoatendimento, o cliente confia no que aparece na tela do totem. Se o código de barras está errado ou o preço está desatualizado no cadastro, o erro chega direto a ele, sem nenhum operador para corrigir.
Resposta rápida: no mercado autônomo, cada produto precisa estar cadastrado com o código de barras da unidade vendida (em geral o EAN/GTIN impresso na embalagem), nome claro, preço e dados fiscais revisados. Produtos sem código precisam de uma solução definida antes de ir para a prateleira, como etiqueta com código interno. Um cadastro bem feito faz o totem mostrar o produto e o preço certos, evita nota fiscal rejeitada e mantém o estoque coerente com a prateleira.
O cadastro de produtos é a base invisível do mercado autônomo. É dele que o totem tira o nome e o preço de cada item, é por ele que o estoque baixa e é com os dados dele que a nota fiscal é emitida. Num mercado com caixa, o operador percebe um erro e corrige na hora. No autoatendimento, o erro passa direto para o cliente, para o estoque e para a nota.
Este artigo mostra o que um cadastro precisa ter, como tratar produtos sem código de barras e os cuidados para o totem acertar sempre.
O código de barras: o que é e qual usar
A maior parte dos produtos industrializados traz na embalagem um código de barras no padrão EAN, também chamado de GTIN, administrado no Brasil pela GS1 Brasil. É esse código que o leitor do totem lê para identificar o produto.
Três pontos merecem atenção:
- Unidade e caixa têm códigos diferentes. O fardo de refrigerantes que você compra tem um código; cada lata tem outro. No cadastro do totem, vale o código da unidade que o cliente leva.
- Cada variação tem o seu código. Sabor, tamanho e versão costumam ter códigos próprios. Cada um deve ter cadastro próprio.
- Códigos podem mudar. Quando o fabricante troca a embalagem, o código pode mudar. Se o leitor não reconhece um produto que já era vendido, confira se o código é novo.
O que um cadastro completo precisa ter
| Campo | Para que serve | Cuidado |
|---|---|---|
| Código de barras | O totem identificar o produto | Código da unidade, conferido com a embalagem |
| Nome | Aparecer na tela e na nota | Claro e com sabor e tamanho, para o cliente conferir |
| Preço de venda | Valor cobrado no totem | Igual à etiqueta da gôndola |
| Categoria | Organizar relatórios e reposição | Padrão único para todos os produtos |
| Unidade de venda | Baixar o estoque corretamente | Conversão entre caixa e unidade na entrada |
| Dados fiscais (NCM, CEST, tributação) | Emitir a NFC-e corretamente | Revisados com o contador |
No MercadoLand, o cadastro de produtos e preços é único para todas as lojas: mudou o preço no sistema, o totem já mostra o valor novo. O cadastro fiscal também é feito uma vez e vale para todas as unidades. Se você pretende trabalhar com preços diferentes em alguma loja, alinhe na implantação como organizar isso. Mais em gestão e fiscal.
Produto sem código de barras: como resolver
Pães de padaria local, doces caseiros, frutas, produtos fracionados e alguns itens artesanais chegam sem código de barras. Numa loja com caixa, o operador digita. No autônomo, o cliente precisa conseguir registrar sozinho. As saídas mais usadas:
- Código interno com etiqueta. Você cadastra o produto com um código próprio e cola uma etiqueta com esse código em cada unidade. É a solução mais simples e confiável.
- Pedir ao fornecedor que entregue o produto já embalado e etiquetado, com código.
- Vender só em embalagem padronizada. Em vez de frutas soltas, bandejas com quantidade fixa e etiqueta.
Para a nota fiscal, produtos sem código de barras de fabricante são identificados de forma própria na NFC-e. A regra técnica é da Sefaz, e o tratamento correto deve ser confirmado com o contador. Antes de colocar qualquer produto sem código na loja, faça o teste: cadastre, cole a etiqueta e passe no totem.
Quer ver como o cadastro chega ao totem?
No MercadoLand, produtos e preços vêm de um cadastro único para todas as lojas, com o cadastro fiscal feito uma vez. Fale com a gente no WhatsApp.
Como montar o cadastro inicial da loja
Antes da inauguração, o cadastro precisa estar completo para todos os produtos do mix. Um roteiro que costuma funcionar:
- Feche a lista do mix com sabores e tamanhos definidos. Cadastrar produto que não vai para a loja só cria ruído.
- Separe os produtos com e sem código de barras. Os sem código precisam da solução de código interno antes de tudo.
- Aproveite as notas de compra. Elas trazem descrição, código e dados fiscais informados pelo fornecedor, que ajudam a montar o cadastro. Mesmo assim, confira o código com a embalagem.
- Padronize nome e categoria de todos os itens, seguindo uma regra única.
- Defina os preços a partir do custo e da margem de cada categoria.
- Revise os dados fiscais com o contador, principalmente os produtos com tributação diferente, como bebidas e itens de higiene.
- Teste no totem uma amostra de cada categoria, incluindo todos os produtos com código interno.
Reserve tempo para essa etapa. Um cadastro feito às pressas na véspera da abertura costuma gerar a maior parte das reclamações das primeiras semanas.
Em redes com várias lojas, o cadastro único é uma vantagem: um produto bem cadastrado uma vez já está certo em todas as unidades. Por outro lado, um erro também se espalha para todas elas. Por isso, concentre a manutenção do cadastro em poucas pessoas, com uma regra clara de quem pode incluir ou alterar produtos e preços.
Como um cadastro errado aparece na loja
| Erro no cadastro | O que o cliente vê | O que acontece por trás |
|---|---|---|
| Código trocado entre dois produtos | Nome e preço de outro item | Estoque baixa o produto errado |
| Produto não cadastrado | O leitor não reconhece | Cliente desiste ou sai sem registrar |
| Preço desatualizado | Preço diferente da etiqueta | Reclamação e obrigação de cobrar o menor |
| Sabores no mesmo cadastro | Nada de estranho | Relatório não mostra qual sabor vende |
| Dados fiscais errados | Nada de estranho | Nota rejeitada ou imposto calculado errado |
Repare que alguns erros não aparecem para o cliente, mas pesam na gestão e no fiscal. O cadastro fiscal, com NCM e CEST, é explicado em NCM, CEST e cadastro fiscal dos produtos.
Rotina para manter o cadastro confiável
- Teste todo produto novo no totem antes de colocá-lo na prateleira.
- Confira o código com a embalagem, não só com a nota do fornecedor.
- Revise a primeira entrada de cada produto pelo XML, garantindo que o item da nota do fornecedor ficou ligado ao produto certo do seu cadastro. Veja entrada de mercadoria pelo XML.
- Mudou o preço, troque a etiqueta na mesma visita.
- Padronize os nomes: marca, produto, sabor e tamanho, sempre na mesma ordem.
- Revise os dados fiscais com o contador quando entrar uma categoria nova de produto.
- Desative produtos que saíram do mix para não poluir os relatórios.
Dica: quando o leitor do totem não reconhecer um produto, anote o código e o nome antes de tirá-lo da loja. Quase sempre é um código novo de embalagem ou um item que nunca foi cadastrado.
Cadastro e conferência do totem
Um cadastro bem feito também ajuda na segurança. Se um alerta de câmera aponta que alguém passou menos itens do que levou, a lista da venda no totem, com nome e quantidade de cada produto, mostra o que foi registrado. Com cadastros confusos, essa conferência perde valor. O mesmo vale para o inventário: quando cada sabor e tamanho tem o seu cadastro, a diferença entre o contado e o sistema aponta exatamente qual item está sumindo, em vez de uma diferença genérica numa categoria inteira. O funcionamento do caixa sem operador está em totem de autoatendimento.
Conteúdo informativo, escrito com base nas regras gerais vigentes na data de publicação. Ele não substitui orientação jurídica: leis municipais e estaduais, a convenção do condomínio e cada contrato podem trazer exigências próprias. Confirme a aplicação no seu caso com um advogado.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
Posso cadastrar o produto pelo código da caixa?
O cliente passa a unidade no totem, não a caixa. Por isso, o código que precisa estar no cadastro é o da unidade vendida. Se o fornecedor vende em caixa com outro código, a conversão entre caixa e unidade deve ser tratada na entrada de mercadoria, para o estoque ficar correto.
O que fazer com um produto que veio sem código de barras?
Antes de colocá-lo na loja, defina como o cliente vai registrá-lo no totem. A solução mais comum é cadastrar o produto com um código interno e colar uma etiqueta com esse código em cada unidade. Sem isso, o cliente não consegue passar o item, e ele sai sem registro ou fica na prateleira.
Sabores diferentes do mesmo produto podem ter o mesmo cadastro?
Em geral, cada sabor ou tamanho tem um código de barras próprio e deve ter cadastro próprio. Juntar tudo num cadastro só esconde qual sabor vende mais e qual sobra, e atrapalha o estoque e a reposição.
Quem preenche os dados fiscais do cadastro?
O cadastro fiscal, com códigos como NCM e CEST e a tributação de cada produto, deve ser revisado com o contador. No MercadoLand, esse cadastro é feito uma vez e vale para todas as lojas.