Fiscal, nota e contabilidade
Entrada de mercadoria pelo XML da nota de compra
Chegou a entrega do atacado: três caixas de refrigerante, dois fardos de água, chocolates e produtos de limpeza. Digitar essa nota item por item é o jeito mais rápido de errar estoque e custo logo no primeiro dia.
Resposta rápida: Dar entrada de mercadoria pelo XML é importar o arquivo eletrônico da nota fiscal do fornecedor, em vez de digitar a nota. O XML já traz fornecedor, itens, quantidades, valores e impostos. Na primeira entrada de cada produto, você vincula o item do fornecedor ao seu cadastro e confere a conversão de unidade (caixa para unidade) e o custo; nas próximas, o sistema reconhece o produto. O estoque e o custo são atualizados sem digitação, e a nota fica guardada para o contador.
Toda compra de mercadoria para revenda feita por uma empresa vem acompanhada de uma NF-e do fornecedor. O documento fiscal de verdade não é o papel que chega com a caixa (o DANFE), mas o arquivo XML assinado e autorizado pela Sefaz. Esse arquivo tem tudo o que o sistema precisa para dar entrada na mercadoria: quem vendeu, o que vendeu, quanto, por qual valor e com quais impostos.
No mercado autônomo, em que o dono costuma cuidar sozinho da compra, da reposição e da gestão, importar o XML é o que separa um estoque confiável de uma planilha que nunca bate. Este artigo explica como funciona a entrada pelo XML e o que conferir, principalmente na primeira vez que um produto entra.
Por que digitar a nota de compra é um problema
Digitar uma nota com dezenas de itens leva tempo e abre espaço para erros que se espalham pela operação:
- Quantidade errada no estoque. Um fardo lançado como unidade, ou o contrário, e o sistema passa a mostrar um estoque que não existe.
- Custo errado. Esquecer o frete, o IPI ou o ICMS-ST cobrado na nota faz o produto parecer mais barato do que é, e a margem calculada fica irreal.
- Produto duplicado. O mesmo item cadastrado duas vezes, com nomes diferentes, divide o estoque e confunde a lista de reposição.
- Nota não guardada. Sem o XML arquivado, o contador não tem o documento que sustenta o custo e, conforme o regime, o crédito de imposto.
Numa loja sem atendente, esses erros pesam mais: quando o estoque do sistema não bate com a gôndola, fica impossível separar furto de erro de lançamento. O tema é tratado em perdas no mercado autônomo.
Como funciona a entrada pelo XML
- O XML chega. O fornecedor envia o arquivo, normalmente por e-mail, ou ele é obtido pelos meios que a empresa usa para receber as notas emitidas contra o seu CNPJ.
- O sistema lê a nota. Fornecedor, número, data, itens, quantidades, valores, impostos e, quando informado, o código de barras (GTIN) de cada produto.
- Cada item é ligado ao seu cadastro. O código do produto do fornecedor raramente é igual ao seu. Na primeira vez, você diz qual produto do seu cadastro corresponde àquele item; o sistema guarda essa relação para as próximas notas.
- A unidade é convertida. O fornecedor vende caixa com 12; a loja vende unidade. O fator de conversão é definido uma vez por produto.
- O custo é conferido. Valor do item, frete, descontos e impostos que entram no custo, como o ICMS-ST pago na compra.
- O estoque e o custo são atualizados, e a mercadoria é conferida fisicamente na chegada, para que o que está no sistema seja o que está na loja.
No MercadoLand, a entrada de mercadoria é automática a partir da importação automática dos XML das notas de compra. O estoque de cada loja é atualizado e, depois, baixado a cada venda no totem, gerando a lista do que repor. As contas a pagar ficam na mesma gestão, junto com os recebimentos e a DRE.
Quer parar de digitar nota de compra?
No MercadoLand, os XML das notas de compra são importados automaticamente e a mercadoria entra no estoque da loja. Depois, cada venda no totem baixa o estoque e emite a NFC-e.
O que conferir na primeira entrada de cada produto
A primeira entrada é a que define como aquele produto vai se comportar no sistema dali em diante. Vale gastar alguns minutos a mais com ela:
- Vínculo certo: o item da nota foi ligado ao produto certo do cadastro, e não a um parecido (sabor, tamanho, embalagem).
- Conversão de unidade: caixa, fardo ou pacote convertido no número correto de unidades vendidas no totem.
- Código de barras: o GTIN da unidade de venda está no cadastro, para o leitor do totem reconhecer o produto. O da caixa costuma ser diferente do da unidade.
- Custo completo: frete, IPI e ICMS-ST cobrados na nota entram no custo; descontos saem.
- Dados fiscais: NCM e CEST da nota conferidos com o seu cadastro. Divergência é sinal para revisar com o contador.
- Validade e lote: anotados para a rotina de conferência de validade da loja.
Dica: o NCM que vem na nota do fornecedor é um bom ponto de partida, mas não é garantia. A responsabilidade pela sua nota de venda é sua. Para os produtos que mais vendem e para os que têm tributação especial, peça ao contador para validar. Veja NCM, CEST e cadastro fiscal dos produtos.
Quando a nota não bate com a mercadoria
| Situação | O que fazer |
|---|---|
| Faltou volume na entrega | Não deixe o estoque do sistema com a quantidade da nota: registre o ajuste e acerte com o fornecedor (reenvio, abatimento ou nota de ajuste). |
| Produto avariado ou vencido | Separe, fotografe e combine a devolução. A devolução de mercadoria entre empresas costuma exigir nota fiscal própria, orientada pelo contador. |
| Item diferente do pedido | Não vincule ao produto errado só para a nota "fechar". Resolva com o fornecedor e ajuste o estoque. |
| Preço diferente do combinado | Confira a condição negociada e cobre a diferença do fornecedor; o custo do sistema deve refletir o que você realmente pagou. |
Quando há mais de uma loja
Em rede, a pergunta é: em qual loja essa mercadoria vai entrar? O mais simples é a nota sair no CNPJ da unidade que vai receber o produto. Se a compra for centralizada num estabelecimento e depois distribuída, a movimentação entre lojas da mesma empresa costuma exigir documento fiscal próprio de transferência, conforme as regras do estado. Defina esse desenho com o contador antes da primeira compra grande, porque ele muda o estoque de cada unidade, o custo e a forma de comparar o resultado das lojas.
Entrada pelo XML, substituição tributária e custo
Bebidas, sorvetes, produtos de higiene e limpeza costumam chegar com ICMS cobrado por substituição tributária, conforme as regras de cada estado. Esse valor aparece em campos próprios do XML e faz parte do custo da mercadoria para quem compra. Se ele ficar de fora, a margem calculada é maior do que a real. Na venda, o mesmo produto deve sair com a tributação de quem já teve o ICMS recolhido antes. O assunto está em substituição tributária nos produtos do mercado autônomo.
A nota de compra também é do contador
O XML de entrada não serve só ao estoque. Ele é o documento que comprova o custo da mercadoria, sustenta a segregação de receitas com ST no Simples Nacional e, com a reforma tributária, passa a ter ainda mais peso: o crédito de IBS e CBS depende de documento fiscal eletrônico idôneo. O XML deve ser guardado pelo prazo da legislação tributária, que na prática é de pelo menos cinco anos. Combine com o contador como ele vai receber essas notas todo mês, como explica integração com a contabilidade.
Com a entrada automatizada, a rotina de compra fica mais curta: pedir ao fornecedor, receber, conferir os volumes e tratar só as exceções. O tempo que sobrava digitando nota vai para o que a loja precisa de verdade, como a reposição bem planejada e a negociação com fornecedores.
Conteúdo informativo sobre regras fiscais gerais na data de publicação. Tributação e obrigações variam por estado, município, produto e regime da empresa: confirme sempre com o seu contador.
Perguntas frequentes
E se o fornecedor não mandar o XML da nota?
Peça. Pelo Ajuste SINIEF 07/2005, o emitente da NF-e deve enviar ou disponibilizar o arquivo ao destinatário. Muitos atacados mandam o XML por e-mail automaticamente; outros disponibilizam em portal. Combine isso no cadastro como fornecedor. Comprar sem nota fiscal, além do risco fiscal, deixa o custo e o estoque sem base confiável.
Compro no atacarejo com CPF. Consigo dar entrada pelo XML?
Se a compra sai em nome da pessoa física, com NFC-e para consumidor, ela não é uma compra da empresa e não serve como nota de entrada da loja. Para o estoque e para o contador, a compra precisa ser feita com o CNPJ da empresa, com NF-e. Informe o CNPJ no caixa do atacado e peça a nota fiscal eletrônica da operação.
Preciso conferir a mercadoria fisicamente se a nota já entrou pelo XML?
Sim. O XML diz o que o fornecedor faturou, não o que chegou. Conte os volumes e confira validade e avarias assim que a entrega chegar. Se houver diferença, ajuste o estoque no sistema e resolva com o fornecedor, para o estoque não começar errado e virar perda inexplicada no inventário.
A entrada pelo XML calcula o preço de venda?
A entrada atualiza o custo do produto, que é a base para formar o preço. O preço de venda é uma decisão sua, que considera custo, impostos, taxas de pagamento, perdas e margem desejada. Um bom hábito é revisar os preços dos itens cujo custo mudou depois de cada entrada relevante.